Vài cách lựa chọn vật phẩm văn phòng dễ dàng nhất

Bạn nghĩ thế nào nếu doanh nghiệp của mình có một văn phòng phẩm hcm được sắp xếp và phân loại rõ ràng? Sẽ thật tuyệt phải không?Bạn có thể lấy bất cứ cái gì mình cần một cách nhanh chóng, nhưng bạn có biết làm thế nào để điều nay thành sự thật?

Văn phòng phẩm có tác dụng hỗ trợ trong các công việc của bộ phận khác trong công ty nên có thể khẳng định đây là bộ phận rất quan trọng, tuy nhiên không phải vì vậy nó được đầu tư nhiều chi phí nên vấn đề đặt ra là làm thế nào để văn phòng hoạt động hiệu quả cao nhưng số tiền tiêu hao vào nó ở mức thấp nhất.Đây là 6 bước cho phòng hành chính quản lý hiệu quả văn phòng phẩm của doanh nghiệp mình.

Bước 1: Rà soát danh mục văn phòng phẩm hiện có
Tại kho đang có những món đồ nào, số lượng ra sao, các nhân viên đang có những dũng cụ gì,.. bạn nên kiểm tra trước để có một số liệu chắc chắn.

Sau đó hãy lên một danh sách chi tiết về các dụng cụ đó như một bản kiểm kê để quyết định sẽ mua đồ dùng gì sắp tới.

Bước 2: Liệt kê các dụng cụ cần thiết trong thời gian tới
Chi phí công ty được tiết kiệm hơn khi được chi tiêu vào các dụng cụ cần thiết nhất, với các dụng cụ văn phòng phẩm có nhu cầu cao trong các văn phòng bạn nên tăng số lượng mua đồng thời giảm bớt và loại trừ một số loại sẽ không cần thiết sử dụng.

Bước 3: Sử dụng lại các dụng cụ văn phòng phẩm
Nên đưa ra danh sách các dụng cụ có thể sử dụng lại và khuyến khích mọi người trong công ty làm điều này.

Các vật dụng như bìa cứng, cặp đựng tài liệu hay giấy A4 đều có thể được sử đụng lại, không những giảm thiểu lượng rác thải ra môi trường mà còn tiết kiệm một khoản chi phí lớn cho công ty.

Bước 4: Chọn công ty cung cấp văn phòng phẩm
Với việc đặt mua các vật dụng trong danh sách đã lập ra từ 2 bước đầu tiên, đầu tiên hãy hỏi thăm những người có kinh nghiệm trước đó để có được một số tên nhà phân phối chất lượng, sau đó bạn tiến hành so sách mẫu mã và chất lượng cũng như giá tiền của các vật dụng với nhau, tính toán xem mua ở đâu chất lượng và có lợi về kinh tế nhất cho công ty bạn.

Bước 5: Kiểm soát kho lưu trữ
Bạn có thể quản lý số lượng văn phòng phẩm đồng nghiệp mình đã mang đi nhưng còn thừa lại sau khi sử dụng, bằng cách yêu cầu họ mang nó bỏ lại kho lưu giữ, nên ghi lại số lượng mỗi loại để có thể dễ dàng tổng kết và tính toán đồ cần mua cho những lần tiếp theo.

Nên có một nhân viên trông chừng, bảo vệ kho riêng, người này sẽ có trách nhiệm giữ chìa khóa cũng như kiểm soát những người ra vào kho, không những đảm bảo an toàn cho văn phòng phẩm mà còn trách tình trạng mất mát do bị trộm.

Bước 6: Duy trì kiểm soát số lượng văn phòng phẩm
Theo định kỳ, doanh nghiệp nên bắt đầu đánh giá số lượng dụng cụ một lần, việc này sẽ giúp bạn dự đoán thời gian hết của nhiều loại dụng cụ để kịp thời mua mới bổ sung cung như không bỏ lỡ các đợt sale từ các nhà phân phối.

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn cũng như chi phí doanh nghiệp sẽ được thu gọn. Ngoài ra bạn nên tham khảo các cách làm của những người có kinh nghiệm từ trước để ngày càng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.

Bật mí các bí quyết khiến môi trường làm việc tiện lợi nhất với văn phòng phẩm
Trong môi trường làm việc thì không thể không có các loại vật phẩm văn phòng vì nó phục vụ cho công việc được chạy trơn tru hơn.Vì điều này mà các vật phẩm văn phòng là sự chọn lựa không thể không có trong các văn phòng công sở nên chọn các văn phòng phẩm giá cả tương đối và chất lượng cao lại càng quan trọng hơn nữa.

Tại sao nên lựa chọn nhà cung cấp uy tín đồng bộ văn phòng phẩm. Các công ty hay doanh nghiệp hiện nay thường không có sản phẩm văn phòng dự trữ trước do thường mua trực tiếp sản phẩm nhỏ lẻ.Ngoài ra các doanh nghiệp thường không có kho hoặc diện tích kho nhỏ không đủ chứa thì mua trực tiếp sẽ hợp lý, nhưng khi có vấn đề công việc cần giải quyết gấp thì khá bất tiện khi phải trì hoãn, chờ đợi.

Khi đưa vào sử dụng các thiết bị văn phòng, theo thời gian và công năng sử dụng mà dần dần có thể gặp vấn đề hao mòn hay trục trặc hỏng hóc.Lúc đó bạn và các đồng văn phòng phẩm huyện nhà bè nghiệp sẽ phải mất thời gian, trì hoãn các công việc để đợi các nhà cung cấp tới kiểm tra sửa chữa các loại máy móc.

Bạn cũng biết rằng không phải lúc nào bạn cũng có thể tìm kiếm hay gọi điện, tra internet,... được ngay nhà cung cấp sửa chữa uy tín, đảm bảo chất lượng và sẵn sàng đến kiểm tra luôn hiện tại. Thêm vào đó, việc thanh toán mua bán số lượng lớn các loại văn phòng phẩm từ các nhà cung cấp uy tín bao giờ cũng sẽ có giá thành tiết kiệm, hấp dẫn, phù hợp hơn khi mua lẻ.

Nếu lựa chọn đồng bộ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo được chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xử lý vấn đề, phong cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ đem lại sự hài lòng cho các doanh nghiệp, công ty. Và nên dự trữ trong văn phòng một số văn phòng phẩm rẻ nhất đồ dùng thiết yếu đề phòng sự cố xảy ra.

Các loại văn phòng phẩm không nên chọn
Những sản phẩm văn phòng phẩm có giá thấp hơn nhiều so với thị trường: các loại sản phẩm này sẽ thường là hàng trôi nổi nhập lậu hoặc không có xuất xứ nguồn gốc rõ ràng, do đó văn phòng phẩm quận tân bình không đảm bảo được chất lượng khi đưa vào sử dụng mà còn có thể gặp sự cố, gây hỏng các thiết bị khác. Và công việc tại công ty bạn sẽ phải trì hoãn, gián đoạn, tổn thất khi gặp sự cố không đáng.

Những vật phẩm văn phòng mang mẫu khác: xuất hiện trôi nổi trên thị trường với mẫu mã khác và lạ nên bắt mắt nhưng những sản phẩm này chỉ được mua bán lưu thông trong thời gian ngắn mang tính thời vụ để câu khách hàng, về sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tự biến mất khỏi thị trường. Các sản phẩm văn phòng phẩm hàng giả, hàng nhái: những sản phẩm này chắc chắn kém chất lượng tuy nhiên có mẫu mã giả tinh vi như hàng thật, để nhận biết và phân biệt không hề dễ dàng với cả những người có kinh nghiệm.

Vì chất lượng kém nên thời gian sử dụng hạn chế, thường xuyên xảy ra sự cố, hỏng hóc không đáng, bởi vậy gây ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp. Do vậy, để tránh “tiền mất tật mang” hãy lựa chọn sáng suốt một nhà cung cấp sản phẩm uy tín và đảm bảo chất lượng để không phải bỏ ra một số tiền lớp mà lại không có chất lượng mong muốn.

Những kinh nghiệm khi chọn các văn phòng phẩm.
Dưới đây là một số những lưu ý khi lựa chọn văn phòng phẩm.

Lựa chọn những sản phẩm được người tiêu dùng tin tưởng.
Giá thành ổn định, phù hợp và ít có sự biến động.
Có cách thức sử dụng đơn giản, dễ sửa chữa, thay thế khi gặp vấn đề, sự cố hỏng hóc.
Tránh lựa chọn một loại sản phẩm.
Sản phẩm văn phòng phẩm có thương hiệu uy tín.
Những nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thương hiệu và tiếng tăm sẽ mang đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, đem để sự yên tâm khi sử dụng với nhiều mẫu mã, kiểu dáng đa dạng phong phú cho sự lựa chọn.